Toimintasääntö
- Yhdistyksen tarkoituksena on toimia afgaaninvinttikoirien rotujärjestönä edistämällä, ohjaamalla ja valvomalla afgaanien jalostusta ja jäsentensä koiraharrastusta sekä hyvää koiranpitotapaa Suomessa yhteistyössä Suomen Kennelliitto ry:n kanssa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys antaa opastusta ja neuvoja jäsenilleen rodun jalostuksessa ja hoidossa, levittää kirjallisuuden ja muiden tiedotusvälineiden kautta tietoa afgaaneista, järjestää koiranäyttelyitä, käyttökokeita, kursseja ja luentotilaisuuksia sekä muuta vastaavaa yhdistyksen tarkoitusta palvelevaa toimintaa. Yhdistys osallistuu myös kansalliseen ja kansainväliseen yhteistyöhön tarkoituksensa mukaisissa kysymyksissä (Yhdistyksen säännöt, kohta 2.)
Rotujärjestön virallinen lyhenne on SA-FA ja viralliset värit ovat luonnonvalkoinen ja vaaleanruskea. Näitä käytetään kaikissa virallisissa yhteyksissä.
- Ylin päätäntävalta on jäsenistöllä, joka valitsee hallituksen hoitamaan yhdistyksen tarkoitusta. Jäsenistö valitsee hallituksen yhdistyksen varsinaisissa kokouksissa. Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.
- Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat puheenjohtaja sekä kuusi muuta varsinaista jäsentä ja ensimmäinen ja toinen varajäsen. Varajäsenet osallistuvat kaikkiin hallituksen kokouksiin. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
- Hallitus on toimivaltainen vain päätösvaltaisena. Yksittäisillä hallituksen jäsenillä tai puheenjohtajalla ei pääsääntöisesti ole toimi- tai päätäntävaltaa. Puheenjohtaja johtaa tarvittaessa mm. kriisitilanteita ja päättää asioista ns. pattitilanteissa. Yksittäiset hallituksen jäsenet eivät toimi viestinvälittäjinä, vaan jäsenistön yhteydenotot, palautteet, kehittämisehdotukset ja toiveet välitetään koko hallitukselle sihteerin kautta omalla nimellä ja ne käsitellään seuraavassa kokouksessa.
- Hallitus kokoontuu n. kerran kuukaudessa sekä valmistelee yhdistyksen varsinaiset kokoukset. Kevätkokouksessa esitellään edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös ja syyskokouksessa esitellään seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio. Sekä toimintasuunnitelma että toimintakertomus liitteineen kootaan koko hallituksen yhteistyönä ja valmistelu aloitetaan 2-3 kk ennen varsinaista kokousta. Sihteeri informoi toimikuntien vetäjiä hallituksen kokouspäivämääristä, jotta toimikunnat ehtivät lähettää tarvittavat asiat hallituksen kokousten esityslistoille. Sihteeri kokoaa hallituksen kokousten esityslistat yhteistyössä puheenjohtajan kanssa ja toimittaa ne hallitukselle n. viikkoa ennen kokousta, jonka jälkeen sinne on mahdollista lisätä ”muut esille tulevat asiat”. Pysyvinä asioina esityslistalla ovat jäsenanomukset, avustukset ja toimikuntien asiat. Hallituksen kokouksen pöytäkirjat tehdään heti kokouksen päätyttyä ja toimitetaan hallitukselle hyväksyttäväksi noin viikon kuluessa kokouksesta ja tämän jälkeen yhdistyksen verkkosivuille jäsenistön nähtäväksi. Hallituksen kokouksissa käsitellään vain esityslistassa olevat asiat. Hallituksella on facebook- ryhmä, jossa voidaan käsitellä ad hoc-tyyppisiä asioita sekä messenger- ketju, jossa voidaan käydä vapaamuotoisempaa keskustelua. Kaikki päätöksiä, linjauksia ja rahankäyttöä koskevat asiat käsitellään erillisinä asioina kokouksissa ja niistä jää pöytäkirjamerkintä. Jos päätöksiä, linjauksia tai rahankäyttöä koskevat asiat joudutaan tekemään kokousten välillä, on niistä aina huolehdittava pöytäkirjamerkinnät seuraavan kokouksen yhteydessä. Hallituksen käsittelemät asiat ovat aina luottamuksellisia.
- Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle kokoukset, vastaa toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman valmistelusta sekä yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta yhdessä hallituksen kanssa. Lisäksi hän edustaa yhdistystä erilaisissa tapahtumissa ja kirjoittaa lehdessä omaa palstaa, jossa käsittelee ajankohtaisia asioita tai ilmiöitä. Varapuheenjohtaja hoitaa näitä tehtäviä puheenjohtajan ollessa estynyt.
- Hallituksen sihteeri valmistelee hallituksen kokousten esityslistat ja yhdistyksen varsinaisten kokousten esityslistat yhdessä hallituksen kanssa sekä toimittaa kaikista kokouksista pöytäkirjat. Sihteeri hoitaa myös yhdistyksen tarpeiden mukaan tila- ym. varaukset. Sihteeri vastaa hallituksen ulkoisesta viestinnästä ja yhteydenpidosta muihin tahoihin, kuten Kennelliittoon. Omakoiraan liittyvissä asioissa toimii valtuutettu henkilö hallituksesta, mikäli sihteeri tai puheenjohtaja ovat estyneitä. Valtuutus tapahtuu puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoittamalla valtuutuskirjeellä Kennelliittoon.
- Rahastonhoitaja vastaa jäsenistöön ja talouteen liittyvistä asioista ja niihin liittyvästä tiedottamisesta. Yhdistyksen rahankäyttö toteutetaan talousarvion puitteissa ja hankinnoista sovitaan etukäteen hallituksen kokouksissa. Hankinoista tulevat laskut laitetaan rahastonhoitajalle maksuun ja hyväksytetään hallituksen kokouksissa. Hallitus seuraa säännöllisesti maksuliikennettä suhteessa talousarvioon ja huolehtii, ettei budjetteja ylitetä ja että hankinnat ovat perusteltuja ja toteutettu harkintaa käyttäen kokonaistaloudellisilla ratkaisuilla (sopivin+ edullisin). Rahastonhoitaja vastaa myös vakuutuksiin liittyvistä asioista. Valtuutus ko. asioiden hoitoon hallituksen päätökseen perustuvalla pöytäkirjaotteella. Rahastonhoitajalla on yhdistyksen käyttöön tarkoitettu pankkikortti.
- Kukin hallituksen jäsen vastaa oman vastuualueensa tai hänelle kuuluvien tehtävien tiedotukseen liittyvistä asioista. Jäsenistöä tiedotetaan säännöllisesti yhdistyksen verkkosivuilla ja facebookissa sekä sähköpostitse. Jäsenistölle tehdään säännöllisesti erilaisia kyselyjä ja kerätään palautetta toiminnan kehittämiseksi ja hallituksen työskentelyn tueksi.
- Hallitus voi nimetä avukseen toimikuntia. Toimikunnan jäsenten tulee pääsääntäisesti olla myös yhdistyksen jäseniä. Toimikunnat toimivat hyväksytyn toimintasuunnitelman asettamissa raameissa toiminnan ja talouden suhteen ja raportoivat toiminnastaan säännöllisesti hallitukselle. Toimikuntien vastaavat toimittavat pyydettäessä omat osuutensa yhdistyksen toimintakertomukseen toimintaa seuraavan vuoden alkupuolella. Jalostustoimikunta käsittelee jalostukseen kuuluvia asioita ja vastaa mm. terveystutkimusten avustuksista ja pentuevälityksestä. Näyttelytoimikunta koordinoi näyttelytoimintaa ml tuomarikoulutustoiminta ja näyttelyiden anominen. Juoksutoimikunta koordinoi juoksutoimintaa ja anoo juoksukokeet. Näyttelyiden ja kokeiden anomisoikeus on aina ko. toimikunnan vetäjällä. Anomisoikeus siirretään hallituksen päätökseen perustuvalla pöytäkirjan otteella Kennelliitolta ja Suomen vinttikoiraliitolta. Toimikuntiin ja työryhmiin kuuluvien ihmisten kulukorvauksista päätetään hallituksen kokouksessa. Vuonna 2021 kulukorvauksista on linjattu lämpimän ruoan tarjoaminen kaikille talkoolaisille ja matkakorvausten tarjoaminen tilanteissa, joissa yhdensuuntainen matka on yli 100 km. Kilometrikorvaus on 0,20 e/km.
- Hallituksella on apunaan alueellisia yhteyshenkilöitä, jotka toteuttavat yhdistyksen hyväksyttyä toimintasuunnitelmaa omalla alueellaan. Alueelliseen toimintaan on budjetoitu varoja, joiden käyttämisestä voidaan aina erikseen ja tapauskohtaisesti sopia.
- Hallitus muistaa aktiivisesti yhdistyksen toiminnassa mukana olleita sekä pitkään kasvatustyötä tehneitä jäseniään sopivilla tavoilla esimerkiksi suruadressein, kukkakimpuin, kunniamerkein ja viirein. Toiminnassa mukana olevien kulukorvauksista ja palkkioista päätetään aina erikseen syyskokouksessa kulloisen taloustilanteen mukaisesti. SA-FA ei järjestä tai toteuta sellaista toimintaa, keräyksiä, kampanjoita tms. yksittäisille jäsenille, joita sillä ei ole lähtökohtaisesti valmius tarjota koko jäsenistölle. Terveysavustukset ovat tasapuolisesti kaikille haettavissa ja ovat vastikkeettomia, joten niiden jakamisesta ei tule veroseuraamuksia.
