Toimikuntaohje

Hyväksytty SA-FA:n hallituksen kokouksessa 7.11.2019

Toimikunnat toimivat hallituksen apuna päätettävien asioiden valmistelussa ja toteutuksessa. Sujuvan yhteistyön varmistamiseksi tähän ohjeeseen on koottu tärkeimpiä ”pelisääntöjä”.

Tehtävät

SA-FA:ssa toimivat seuraavat toimikunnat:

  • Internet-toimikunta, jonka tehtävänä on huolehtia SA-FA:n kotisivujen ylläpidosta ja kehittämisestä.
  • Juoksutoimikunta, jonka tehtävänä on järjestää juoksukilpailuja ja huolehtia juoksuharrastusta koskevasta yhteistyöstä ja tiedotuksesta sekä koulutuksesta.
  • Lehtitoimikunta, jonka tehtävänä on toimittaa Afgaani-lehteä, ja avustaa yhdistyksen tiedotuksessa. Lehtitoimikunnan vetäjä toimii Afgaani-lehden vastaavana toimittajana.
  • Näyttelytoimikunta, jonka tehtävänä on järjestää yhdistyksen erikoisnäyttely ja huolehtia näyttelytoimintaa koskevasta yhteistyöstä ja tiedotuksesta.

Lisäksi toimikunnat hoitavat hallituksen niille erikseen antamia tehtäviä.

Yhdistyksessä toimii lisäksi eri tehtäviin nimettyjä henkilöitä, kuten pentuvälittäjä, alueelliset yhteyshenkilöt, luonneprofiilityöryhmä ja tuomarikoulutusryhmän vetäjä, joiden toimintaa tämä ohje koskee soveltuvin osin.

Toimikunnan nimittäminen

Hallitus nimittää toimikunnan vetäjän vuodeksi kerrallaan yhdistyksen syyskokouksen jälkeen.

Toimikunnan vetäjä valitsee sopivat ihmiset toimikuntaan, ja toimittaa tiedon heistä hallitukselle viimeistään vuoden ensimmäiseen hallituksen kokoukseen. Toimikunta voi tarvittaessa valita keskuudestaan sihteerin ja rahavastaavan.

Toimikunnat saavat ottaa avukseen myös toimikuntaan kuulumattomia henkilöitä. He toimivat apuna käytännön asioissa, mutta heillä ei ole äänivaltaa kokouksissa. Pysyvistä avustajista ilmoitetaan hallitukselle. Jos he haluavat ryhtyä toimikunnan jäseniksi tai jos heidät halutaan nimittää toimikunnasta eronneiden tilalle, tarvitaan siihen hallituksen päätös.

Jos toimikunnan jäsen haluaa erota, hän ilmoittaa siitä kirjallisesti toimikunnan vetäjälle, joka ilmoittaa asiasta hallitukselle. Hallitus voi erottaa toimikunnan jäsenen, jos hän toiminnallaan vakavasti haittaa toimikunnan työskentelyä.

Päätösvalta

SA-FA:n päätösvaltaa käyttävät yhdistyslain mukaisesti yhdistyksen kokous ja hallitus. Hallitus voi siirtää päätösvaltaa toimikunnille toimintasuunnitelmassa tai erillisellä toimeksiannolla. Toimikunnat voivat päättää niiden toimintasuunnitelmien toteuttamiseen liittyvistä käytännön asioista.

Yhdistyksen nimissä ulkopuolisille tahoille annettavat kirjalliset lausunnot, kannanotot, ohjeet, koulutusaineisto, julkaisut yms. on hallituksen ensin hyväksyttävä. Afgaani-lehden sisällöstä päättää kuitenkin sananvapauden joukkoviestimissä annetun lain 4 §:n 3 momentin mukaisesti vastaava toimittaja.

Kokoukset

Vetäjä kutsuu toimikunnan tarvittaessa koolle mahdollisimman monelle jäsenelle sopivana aikana ja ilmoittaa samalla kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Toimikunta pyrkii ensisijaisesti tekemään päätöksensä yksimielisesti. Jos jäsenet ovat erimielisiä, päätöksestä äänestetään. Jos äänet menevät tasan, voittaa se vaihtoehto, jota vetäjä on äänestänyt.

Raha-asiat

Toimikunta voi tehdä yhdistystä sitovia sopimuksia (esimerkiksi tilata tavaraa, varata kokoustilan, toimittaa aineistoa painettavaksi tms.) toimintasuunnitelman mukaiseen tarkoitukseen toimikunnalle talousarviossa osoitetun määrärahan ylärajaan saakka. Määrärahan ylittämiseen on pyydettävä hallituksen suostumus.

Laskut pyydetään lähettämään toimikunnalle SA-FA:n nimellä. Vetäjä tai tilausta hoitanut toimikunnan jäsen tarkistaa toimikunnalle tulevat laskut (onko summa oikein, onko luvatut alennukset saatu, onko tavara tullut ja ollut oikeanlaista). Tämän jälkeen laskut lähetetään (mielellään sähköisesti) rahastonhoitajalle maksettaviksi. Sähköpostiin lisätään kopioksi myös yhdistyksen puheenjohtaja. Mikäli laskut toimitetaan rahastonhoitajalle esim. postitse on niistä huolehdittava kopio myös yhdistyksen puheenjohtajalle. Epäselvissä tapauksissa hallitus päättää laskun hyväksymisestä (esimerkiksi kuuluuko lasku toimikunnan päätösvaltaan, kuuluuko se yhdistyksen maksettavaksi, riittääkö määräraha).

Käteisellä maksetuista toimikunnan kuluista toimitetaan rahastonhoitajalle lasku, johon liitetään kuitit ja selostus siitä mitä lasku koskee. Postiin liitetään kopioksi myös yhdistyksen puheenjohtaja.

Toimikunnan jäsenille aiheutuvista ylimääräisistä matka-, puhelin-, tietoliikenne-. yms. kuluista ei pääsääntöisesti makseta kulukorvauksia. Hallitus päättää erityisistä syistä toimihenkilöille maksettavista kulukorvauksista.

Pankin kautta kerättävät maksut osoitetaan aina SA-FA:n pankkitilille, ja niihin pyydetään etukäteen viitenumero rahastonhoitajalta. Mikäli toimikunta kerää käteismaksuja, vähintään kaksi toimikunnan jäsentä laskevat heti tapahtuman jälkeen yhdessä kassan, merkitsevät summan muistiin ja vahvistavat sen nimikirjoituksillaan. Käteiskassasta maksetaan vain sellaiset kulut, joista on esittää kuitti. Käteisvarat siirretään SA-FA:n tilille viivyttelemättä ja toimikunnan vetäjä antaa rahastonhoitajalle laskelman tuloista ja menoista sekä kuitit.

Tiedotus

Toimikunnat tiedottavat toiminnastaan hallitukselle siten, että kussakin hallituksen kokouksessa käydään läpi toimikuntien asiat. Toimikunnan vetäjä antaa ennen kokousta yhdistyksen sihteerille yhteenvedon toimikunnan kuulumisista. Kiireellisistä asioista toimikunnan vetäjä tiedottaa hallitukselle sähköpostitse tai puhelimitse.

Toimikunnat pitävät yhteyttä muihin toimikuntiin asioissa, jotka koskevat usean toimikunnan tehtäviä. Vetäjien tehtävänä on huolehtia yhteistyöstä ja tiedonkulusta toimikuntien välillä.

Toimikunnat tiedottavat toiminnastaan jäsenille yhdistyksen internet-sivuilla, Facebook-sivuilla ja Afgaani-lehdessä. Järjestetyistä tapahtumista laaditaan Afgaani-lehteen artikkeli.

Toiminnan suunnittelu ja raportointi

Toimikunnat laativat seuraavan vuoden toimintasuunnitelmat hyvissä ajoin ennen yhdistyksen syyskokousta. Toimintasuunnitelmat annetaan hallitukselle käsiteltäviksi syyskokousta edeltävään hallituksen kokoukseen.

Kevätkokousta varten toimikunnat laativat toimintakertomukset, joissa käydään läpi, miten toimintasuunnitelma on toteutunut ja mitä muuta vuoden kuluessa on saatu aikaan. Toimikunnan vetäjä allekirjoittaa toimintakertomuksen. Toimikuntien toimintakertomukset annetaan hallitukselle käsiteltäviksi kevätkokousta edeltävään hallituksen kokoukseen. Hallitus laatii niiden pohjalta yhdistyksen toimintakertomuksen, joka liitetään tilinpäätökseen.


Sivun kuva: Mama Juvankoski